Фото-лента.com

Outlook - непревзойденный инструмент организации и ему сложно найти достойную замену, однако его можно сделать лучше, облегчив доступ к информации, например, или автоматизировав часть задач. Сегодня я хотел бы вам представить программу, которая позволяет разместить события и задачи Outlook прямо на рабочем столе. Рабочий стол - на то и рабочий, чтобы помогать нам.

На самом деле идея такого использования не нова, но почти все альтернативы, вроде Rainlendar или Samurize сложнее в освоении, а тем, кто просто хочет видеть главную информацию на рабочем столе проще использовать именно DeskTask. Данная программа проста в использовании и дает вам сразу то, что вы хотите: информацию о событиях и задачах из Outlook, форматированных и не мешающих вашей работе с рабочим столом.

Программа предлагает значительный набор настроек, которые позволят оптимизировать внешний вид информации. Помимо прочего программа в отличие от многих других поддерживает русский язык. Запустив программу вы можете и не открывать главное окно Outlook, а перейдя к столу (Win+D) или свернув все окна (Win+M), вы сразу же окажетесь на полнофункциональном рабочем столе, позволяющем быстро переходить и к самим данным уже в Outlook, если это потребуется.

DeskTask [ FreewareGenius]

Мое отношение к Outlook 2007 трудно описать одной фразой, но главное, что я считаю его достаточно перегруженной программой, которой я пользуюсь по доброй воле, ибо считаю, что аналогов ей нет. По крайней мере в Windows.

Сегодня я хочу рассказать о том, что такое экспресс-элементы (англ. Quick Parts), которые экономят очень много времени любому пользователю, являясь просто замечательным инструментом.

Набирая письма, вы повторяете одно и то же по сто раз: приветствия, подписи, вводные фразы, сводные таблицы и многое другое. Экспресс-элементы позволяют эти повторения свести к нулю.

Набирая письмо, выделите кусок текста, который в будущем точно повторится вами в переписках:

Далее внесите удобные для вас значения сохранения этого элемента:

Теперь при создании нового письма, сразу после задания адреса, выбирайте интересующий вас экспресс-элемент — они представлены очень наглядно!

Кликнув правой кнопкой мыши на интересующий вас экспресс-стиль и выбрав «Упорядочить и удалить…», вы попадете на интерфейс корректировки этих стилей. Тут же можно их и удалить.

Если вы решите использовать экспресс-стили, то вам просто необходимо добавить их для быстрого доступа в шапку окна Outlook 2007:

via Lifehacker & How-to Geek

Случается так, что просьба о повышении становиться довольно пугающей перспективой. Если добавить к этому факт того, что часто заслуживают повышения те, кто как раз не умеет себя подать, то становится ясно, что учиться подавать себя просто необходимо.

Чем точнее вы знаете свои достоинства и достижения, тем больше шансы на повышение.

• Повышайте свою ценность
  Если вы всё ещё не делаете больше того, для чего вас наняли - начинайте. Берите на себя обязанности, какие только возможно. Учитесь и вне работы: посещайте курсы, читайте и посещайте семинары и тренинги. Сделайте себя слишком ценным, чтобы вас терять.
  Ваша ценность для компании складывается из того как вы делаете три вещи: решаете проблемы, увеличиваете доход и создаёте и развиваете отношения. Убедитесь, что всё что вы делаете на работе относится к одному из пунктов выше.
• Демонстрируйте свою ценность.
  Повышение, особенно большое, - это важное деловое решение, относитесь к нему именно так. Начните планировать свои шаги для получения повышения через пол-года уже сейчас. Многие специалисты советуют вести списки своих достижений. Самая большая ошибка, которую можно сделать, когда вы просите повышения - не спланировать всё заранее. Скорее всего без плана вы не будете готовы использовать момент, а будете выглядеть жадиной, непатриотично настроенным к компании.
  Если же вы сможете назвать все моменты своих удач: когда вы сохранили деньги компании, привели большого клиента или решили внутреннюю проблему и сделали компанию лучше, станет ясно, почему вам действительно стоит платить больше. Руководителя вряд ли впечатлит бесстрашие как таковое, но явная демонстрация того, что вы важны для компании подразумевает положительный результат.
• Попросите прибавку наконец!
  Лучшее время попросить прибавку - это аттестация. Если же в компании не проводится формальных аттестаций, попросите вашего непосредственного начальника о встрече для обсуждения результатов вашей работы. Захватите на встречу записи о ваших достижениях, покажите их и расскажите об успехах и на волне “Да”, попросите прибавку.
  Другим методом добиться повышения можно считать продажу себя кому-то из коллег, одинакового с вашим начальником ранга. Попытайтесь продать идею повышения ему, а потом пусть он продаст её вашему боссу.
  Не пытайтесь строить ловушки или шантажировать уходом, даже если у вас действительно уже есть предложения. Взамен покажите что вы делаете, как хорошо это делаете, и позвольте самому начальнику сделать выводы. Шантаж увольнением может навсегда испортить ваши отношения с компанией и точно не работает в длительной перспективе.

Чтобы получить больше от вашего сотрудничества компания тоже должна видеть, что она получает за выплачиваемые ею деньги. Если вы способны подтверждать заслуженность высокой зарплаты, любой работодатель будет рад с вами работать.

How to Ask for (and Get) a Raise [ Dustin Wax ]

Если вы работаете на дому, то ваш домашний “офис” - это именно то место, где вы проводите большую часть своих дней. Если это пространство забито всевозможным не относящимся к делу хламом и вы видите кучу непонятных бумаг, заметок, ручек и стикеров, то вы должны понимать и то, что мало что может так же плохо сказаться на вашей продуктивности.

Вам нравится постоянно копаться в стопках бумаг? Неужели вы не устали от неудач при поиске маленькой но важной флешки, похороненной под этим хламом?

Давайте поразмышляем, как избавиться от этого беспорядка и превратить своё рабочее место в источник энергии и вдохновения для вашей работы.
Мы догадываемся, что вам не раз приходила идея о уборке, но она умирала из-за страха, лени и откладывания на потом. Настала пора всё изменить.

1. Выявите свои потребности
   Во-первых, вам нужно понять, что вам действительно необходимо для работы. Например, флешка и микрофон могут быть куда важнее, чем принтер, занимающий кучу места, которым вы пользуетесь едва ли раз в месяц. Потому возьмите чистый лист и составьте список того, без чего вы вообще не сможете работать.
2. Начните с пустой комнаты
   Самым хорошим способом было бы начать с совершенно пустой комнаты. Это позволило бы хорошо спланировать местоположения нужного. Список нужного у вас уже есть, потому расположить входящее в него вам будет просто.
3. Отмените провода
   Провода - один из самых заметных элементов, который захламляет комнату и собирает пыль. Подумайте о том, чтобы для начала купить беспроводную клавиатуру и мышь, затем стоит подумать как избавиться от остальных проводов или упаковать их более аккуратно.
4. Держите стол чистым
   Нужно постоянно помнить о том, что стол не мусорное ведро и не архив. Обработанные бумаги либо должны идти в корзину, либо их стоит подшивать в архив. Не стоит держать принтер на столе, найдите место под ним, к примеру. Для мелочей лучше всего выдвижные ящики. Вы поняли идею.
5. Забудьте про бумагу
   Да, это очевидный следующий шаг. Если у вас будет по-прежнему много бумаг, то вам вряд ли удастся сохранить порядок на столе и в офисе. Используйте электронные платежи, сканируйте бумаги для архива и уничтожайте оригиналы, используйте web-сервисы, помогающие избавиться от бумажного делопроизводства.
6. Используйте стены
   Стену за столом можно использовать, чтобы разместить календарь, доску для заметок или часы. Это может быть привлекательным, а также поможет не загружать этим ваш стол.
7. Достаньте стул своей мечты
   Качественный стул играет одну из самых важных ролей в эргономике вашего рабочего места, помогает вам поддерживать правильную позу и тем самым спасает ваше здоровье. Если ваш стул не помогает вам не утомляться, то вам следует потратиться на что-то более удобное. Об эргономике рабочего места можно почитать здесь (Eng).
8. Улучшите освещение
   Побеспокойтесь о том, чтобы днём в офис попадал солнечный свет. Это заряжает энергией, экономит электричество и полезно для глаз. Заметим, что свет при этом не должен мешать работе с монитором.
9. Позеленейте
   Солнечный свет у вас уже есть, теперь добавьте живых растений и поливайте их регулярно.Это позволит создать приятную атмосферу, которая благотворно скажется на вашей работе.
10. А теперь - держитесь
    Дайте себе установку, что ваш домашний офис и через месяц и через год останется таким же чистым и свежим.

10 Steps To Rejuvenate Your Messy Home-Office [ Jay White ]

Вовсе не всегда кандидаты проваливаются из-за нехватки знаний или опыта. Об этом говорит не только мой личный опыт, как интервьюера, но и опыт других людей, связанных с подбором персонала. Наличие опыта и знаний сами по себе неизвестны в момент интервью, поэтому очень важно уметь правильно себя подать. Но если вы хотите провалить интервью - вот наши советы:

• Никогда не готовьтесь
  Вы знаете, что интервью уже на следующей неделе, и вам нравится предлагаемая работа, но вы даже не думаете о том, чтобы приготовиться, узнать некоторые факты о компании или заучить другие, относящиеся к этой работе вещи. Зачем, у вас же есть и знания и опыт, правда? Самодовольство - мать разрушения и вы разрушаете свои шансы получить эту работу.
• Настройтесь на “мне всё равно”
  Приходите на интервью неряшливо одетым, забудьте документы, которые вас просили захватить, излучайте самоуверенное убеждение, что только вам эта работа и подходит. Не напрягайтесь при ответах на вопросы специалистов отдела кадров - зачем?
• Будьте агрессивны
  Когда интервьюер вздумает проверить ваше терпение, задавая скучные и не относящиеся к делу вопросы - даже не думайте терпеть. Вместо вежливых ответов переходите к брутальной манере речи и перепалке.
  Теперь-то вас точно не возьмут: зачем работодателю неуравновешенный тип, который быдет срываться в моменты даже лёгких стрессов?
• Умоляйте
  Позовите на помощь эмоции и умоляйте вас взять, подкрепляя это как можно более персональными деталями. Работодатель сразу поймёт насколько вы себя не уважаете и точно вас не возьмёт.
• Рассказывайте гадости о прошлом начальнике
  Раскройте всё и не жалейте чёрных красок, когда будете расписывать вашу предыдущую работу и босса в ответ на вопрос о причине поиска работы. Добавьте побольше красочных эпитетов и работодатель точно решит, что дело не в вашем боссе а в вас.
• Говорите только о деньгах
  Указывая причину поиска, даже не думайте упоминать что-либо кроме денег. Видя ваше стремление интервьюеру не останется ничего, как признать вас алчным типом, которому наплевать на компанию, в которую он устраивается.

Используйте эти советы на свой страх и риск, или переиначте их и получите работу своей мечты.
6 Mistakes That Blew Up Your Job Interview [ by Jay White ]

Всякий кто работает в достаточно большой компании знает, что на всевозможные встречи может уходить чересчур много драгоценного времени. Поэтому стоит задуматься о том, как сделать встречи продуктивными, когда это от нас зависит.

• повестка должна быть ясной
  Что вы будете обсуждать? Нужны ли вам новые идеи или вы хотите обсудить старые? Подготовьте повестку заранее и следуйте ей.
• приглашайте только действительно необходимых участников
  Этим вы устраните кучу задержек и белого шума.
• объявите цели совещания
  С чем вы хотите выйти из переговорной? Я уверен, что чаще вовсе не с удовлетворением от хорошей дискуссии. Нужен результат.
• подготовьте участников заранее
  Если тема достаточно сложна для короткой встречи, заранее распространите материалы к ней. Если выступать будут участники - тем более они должны прийти подготовленными.
• сделайте совещание коротким
  Сделать это можно разными давно известными способами: регламент, time-boxing, ведущий…
• записывайте ключевые замечания и решения
  Каким образом записывать - неважно, это может быть как листок с кривым почерком, так и диктофон. Важно, чтобы информация не потерялась, вы её использовали, а решения были донесены до всех заинтересованных.
• создайте список заданий и назначьте их
  Каждое совещание должно заканчиваться списком задач, которые нужно выполнить, иначе зачем всё это было нужно?
• отслеживайте выполнение и сообщайте о его ходе
  Это уже не относится непосредственно к совещаниям, но регулярное отслеживание хода выполнения заданий побудит участников серьёзнее подходить к будущим встречам и не тратить попусту ни своё ни ваше время.

8 Ways to Avoid Unproductive Meetings [ Jay White ]

Очень часто конфликты разгораются вовсе не из-за разного отношения к теме диспута, а из-за того, как люди ведут себя в споре. Поэтому лучше установить правила, которые нельзя нарушать никому, перед тем, как приступать к разрешению конфликта.
Установите эти правила перед началом диспута:

• Говорит только один. У каждого есть своё время на высказывания. Если собеседник заметит что-то, против чего он хочет возразить, ему следует записать мысль и дождаться своего хода, а не перебивать говорящего.
• Постарайтесь недопускать выбросы агрессии только у одного участника спора.
• Обсуждать следует только одну проблему за раз.
• Установите срок давности и не притягивайте случаи из своей молодости.
• Запретите использование фраз  со словами “Ты всегда…” и “Ты никогда…”
• Не обвиняйте других, не говорите от их имени и не предполагайте чужих мыслей, мотивов и реакций.
• Не обзывайте и не оскорбляйте других.
• Каждая сторона должна постараться принять свою ответственность за возникновение конфликта.
• Относитесь с уважением ко всем участникам диспута.

Правила вполне очевидны и не менее просты, но соблюдение их может помочь разрешить даже очень сложные конфликты. Удачи вам в деле миротворчества.

Become a Peacemaker - Learn How to Mediate and End Disagreements [ Dumb Little Man ]

Всем нам приходилось создавать стандартные артефакты деловой жизни: брошюры, бланки, календари. Часто наборы шаблонов, поставляемые вместе с офисными приложениями недостаточно интересны или откровенно скучны, но есть способ изменить ваше представления о бумажках.

Взгляните хотя бы на шаблон календаря сверху, правда элегантно? Это один из примеров того, что вы можете найти на сайте HP. Их предложение по праву выделяется из аналогичных: вы там сможете получить не просто отдельные шаблоны, а целые наборы, объединённые общей темой, что позволит легко создать узнаваемый образ. Да, это не заказная дизайнерская работа, но вы видели расценки на создание такого набора? Кроме того, англоязычность ресурса позволит вам выделиться на фоне родных скучных поделок из распространённых коллекций клипарта.

Помимо выделенного нами сайта HP , вы можете также поискать нужный вам шаблон в большой коллекции Microsoft. Последняя особенно радует большим количеством локализованных шаблонов, хотя английский язык пока вне конкуренции.

По мотивам Free Templates for Nearly Every Type of Document [ Web Worker Daily ]

Всем нам периодически приходится сталкиваться с проблемами пользователей. Пользователей наших услуг, программ или даже таких текстов как этот. Люди в принципе не могут знать всё, и потому порой бывает сложно помочь человеку без опыта. Ниже я приведу 10-ть советов по работе с простыми смертными.
1. Избегайте жаргона. В вашем окружении жаргонизмы могут быть самым коротким путём коммуникации, но в случае с человеком со стороны, это может быть совсем не так.
2. Используйте аналогии. Как же объясняться не используя жаргон? Попробуйте прибегнуть к аналогиям. Правда лучше развивать тему, только если что-то осталось непонятным, в противном случае собеседник может подумать, что вы держите его за дурака.
3. Обсуждайте результаты, а не процесс. Обычно пользователю неинтересны подробные планы и шаги, его интересуют результаты. Объясните ему, что он получит, осветив все преимущества.
4. Используйте внешние ресурсы. Вместо траты своего времени на бесконечные объяснения, попробуйте сослаться на веб-сайты, документы, книги и т.п.
5. Больше графики. Одна картинка стоит тысячи слов, и это нужно использовать, чтобы быстрее заинтересовать и донести информацию до человека.
6. Подготовьте примеры. Покажите потенциальным клиентам примеры того, как ваше предложение помогло кому-то добиться успеха.
7. Ссылайтесь на авторитетов. Будьте готовы показать информацию о аналогичных подходах, приёмах или приложениях в любых средствах массовой информации, включая известные блоги. Это поможет показать актуальность и востребованность ваших методов и услуг.
8. Иллюстрируйте влияние. Покажите и расскажите как идея, приложение или сервис повлияет на работу собеседника и на его доходы.
9. Поспешишь - людей насмешишь. Представляйте новые технологии и подходы постепенно, чтобы не вызвать отторжения из-за перегрузки новой информацией.
10. Будьте предельно терпеливы. Часто случается что очевидные для вас идеи могут вызывать затруднения и, следовательно, массу вопросов об очевидных для вас вещах. Постарайтесь не показывать своего раздражения от бесконечных повторений.

Надеемся, эти советы помогут вам в вашем общении с заказчиками.

Давайте взглянем сегодня повнимательнее на те офисные принадлежности, с которыми мы сталкиваемся каждый день. Возможно, существуют и другие способы их полезного использования.

Скрепляйте документы старым степлером Часто существует необходимость временно скрепить документы, чтобы в дальнейшем можно было безболезненно для них эту скрепку удалить. На старых моделях степлеров существовала возможность развернуть заднюю панель на 180 градусов (первоначальное и перевернутое положение представлены на фотографиях ниже).

В результате, это даёт вот такой результат (сверху скреплено обычным степлером, чуть ниже изменённым).

Разделяйте подвесные папки скрепками Если ваш архив организован именно таким образом, то скрепки будут вам большими помощниками в структурировании и разделении подвесных папок.

Используйте вместо застёжки на молнии скрепку Не удивляйтесь тому факту, что скрепки упоминаются нами чаще всего. Это говорит только об одном - их большой функциональности. Часто на куртке или сапогах ломается застёжка, которую временно всегда сможет заменить скрепка.

Стирайте перманентный маркер сухим стирающим маркером. Для этого нужно сухим маркером написать поверх перманентного, а затем надпись получится стереть.

Держите все кабели вместе Это поможет сделать всё та же скрепка. Соедините концы вечно болтающихся кабелей скрепкой с чем-нибудь неподвижным на вашем столе. Вполне подойдёт настольная лампа.

via Top 10 Office Supply Hacks