Фото-лента.com

Известно, что при выполнении различных задач за компьютером лучше всего отключить все возможные “раздражители” вроде почтового клиента или любимого im клиента. Но как быть тем, для кого im стал инструментом делового общения? Представим несколько советов-решений в данной ситуации.

Используйте один интерфейс
Несколько одновременно открытых im клиентов (вроде ICQ, Google Talk и т.п.) принесут вам только дополнительную путаницу и потерю времени. В этом случае помогут программы, которые в одном интерфейсе позволяют использовать все ваши im аккаунты, например, Miranda (Windows), QIP (Windows), Pidgin (Windows, Linux), Adium (Mac).

Настройте клиент под себя
Возможно, каждое новое входящее сообщение, которое всплывает, мигает, а также сопровождается определённым звуковым сигналом, привлекает к себе слишком много вашего внимания. Зайдите в настройки и выберите удобный для вас тип оповещения о новом сообщении.
Важным моментом является и ваш статус. Они были созданы не просто так (и не только для того, чтобы жёлтых уток выставлять), а как раз для вашего же удобства. К примеру, в рабочее время вы можете быть невидимыми для всех, кроме самых важных клиентов, которых можно объединить в одну группу. Вариантов предостаточно.

Делу время
Естественно, что в течении рабочего дня бывают моменты, когда вы отдыхаете от основной серьёзной работы. В это время вы, возможно, читаете фиды, отправляете письма или общаетесь в im. Главное, чтобы это происходило примерно в одно и тоже время каждый день. Ваши собеседники постепенно привыкнут к этому и не будут пытаться “достучаться” до вас в другие периоды рабочего дня.

Надеемся, что приведённые выше советы понятны нашим читателям. Безусловно, у каждого есть и свои im “трюки”, к которым вы прибегаете. Делитесь ими со всеми в комментариях.

via How to Use IM Without Ruining Your Productivity

Outlook - непревзойденный инструмент организации и ему сложно найти достойную замену, однако его можно сделать лучше, облегчив доступ к информации, например, или автоматизировав часть задач. Сегодня я хотел бы вам представить программу, которая позволяет разместить события и задачи Outlook прямо на рабочем столе. Рабочий стол - на то и рабочий, чтобы помогать нам.

На самом деле идея такого использования не нова, но почти все альтернативы, вроде Rainlendar или Samurize сложнее в освоении, а тем, кто просто хочет видеть главную информацию на рабочем столе проще использовать именно DeskTask. Данная программа проста в использовании и дает вам сразу то, что вы хотите: информацию о событиях и задачах из Outlook, форматированных и не мешающих вашей работе с рабочим столом.

Программа предлагает значительный набор настроек, которые позволят оптимизировать внешний вид информации. Помимо прочего программа в отличие от многих других поддерживает русский язык. Запустив программу вы можете и не открывать главное окно Outlook, а перейдя к столу (Win+D) или свернув все окна (Win+M), вы сразу же окажетесь на полнофункциональном рабочем столе, позволяющем быстро переходить и к самим данным уже в Outlook, если это потребуется.

DeskTask [ FreewareGenius]

Мы часто пишем о выпускниках Google Labs, но в последнее время парни из Microsoft тоже радуют бесплатными инструментами. Поскольку мы заостряем свое внимание на продуктивности, то в первую очередь нас интересую разработки Office Labs. В данном случае я хотел бы рассказать о дополнении к Excel 2007, которое помогает выбрать правильный график для представления данных. Визуализация данных порой важнее самих данных, а выбор правильного графика может быть отнюдь не тривиальной задачей.

Advisor начинает с ваших данных, естественно, ведь никто кроме вас их не подготовит, но вот затем начинается прикладная магия.

Дополнение снабдит вас как дополнительными советами и рекомендациями, на то он и Advisor, так и предоставит прекрасно читаемые превью для разных типов графиков.

Программа дает возможность вмешаться в настройки и позволяет быстро создать визуализацию, используя короткие и очевидные шаги-выборы.

Замечу, что данное дополнение работает только в Microsoft Office 2007 для Windows.

Chart Advisor [ Microsoft Office Labs ]

Существует много способов ускорить операции в Проводнике Windows, это могут быть надстройки и расширения, меняющие сам Проводник, а могут быть те, которые добавляют нечто невидимое на первый взгляд, но очень полезное на второй.

RightClicker добавляет совершенно очевидные команды к контекстному меню Проводника. Совершенно непонятно отчего Microsoft сами не добавили многие из них по умолчанию, хотя некоторые вы могли уже видеть в Send To Toys или других утилитах. Неважно привыкли ли вы к клавиатуре, или пользуетесь мышкой - если вы часто работаете с файлами - RightClicker может сэкономить вам массу времени.

Программа, как вы догадываетесь работает в Windows XP/Vista.

Moo0 RightClicker Adds Key Features to Windows’ Right-Click Menu [ Kevin Purdy ]

Часто то, что мы считаем правилами продуктивности и мешает нам быть продуктивными. Единственная вещь, на которую мы действительно можем повлиять - это наше отношение к событиям и явлениям и, конечно - наша реакция на события. Именно поэтому наши убеждения и верования настолько важны для достижения успеха. Давайте попытаемся развенчать широко распространенные мифы вместе.

• Миф 1: Организованный, значит вылизанный. Организованность часто путают с безжизненностью казарменных отбитых кроватей.  Однако вылизанный до чистоты ваш офис может стать местом где вы все постоянно теряете. Организованным же нужно считать окружение,  где все нужное в данный момент - под рукой, а ненужное не отвлекает, но все можно быстро найти, если возникнет такая нужда. Отсюда можно сделать вывод, что менять ваш беспорядок нужно только тогда, когда он перестает работать на вас.
• Миф 2: У меня нет времени на всякие системы. Это можно часто услышать в качестве оправдания нежеланию внедрять какую-либо систему управления своими задачами. Но правда заключается в том, что время, нужное на поддержку системы несоизмеримо с выигрышем от ее внедрения.
• Миф 3: Системы жестки и негибки. Это еще одна жалоба в сторону систем управления собственной производительностью. Она, кажется, навеяна уверенностью в том, что жизнь жалобщика настолько хаотична, что никакая система к ней не подойдет. По факту жизнь хаотична именно из-за нежелания сделать ее хоть капельку более организованной и предсказуемой. Адаптирование - процесс устранения ненужного лично вам и добавление того, без чего вы себя не мыслите.
• Миф 4: Продуктивность означает большую загрузку. Кажется что, если я буду успевать делать все то, что делаю сейчас за половину времени, то я буду делать в два раза больше. Порой такое случается, но здесь все дело в целях, поставленных вами. Но делать работу в два раза быстрее только для того, чтобы сделать в два раза больше - это не продуктивно, это глупо. Потратьте освободившееся время на семью, здоровье и хобби.
• Миф 5: Творчество не может подчиняться системе. Если вы верите, что системы продуктивности только для офисов и деловых людей, то вы ошибаетесь. Творческая работа - тоже работа: планирование, организация и побуждение к выполнению задач нужны в ней ничуть не меньше, а порой даже больше. Выполнение рутины - то, что часто игнорируют творческие люди, но без чего сложно представить хорошие гонорары, оплаченные счета и наличие всего нужного для работы. Система, позволяющая быстрее справиться с такой рутиной, позволит тратить не меньше, а больше времени на творчество.
• Миф 6: Я лучше работаю, когда припрет. Некоторые всерьез верят, что стресс и близкая дата помогает им собраться и работать эффективно. В девяти случаях из десяти это не так. Постоянный стресс и возбуждение вредны для и для вашего здоровья и для вашего бизнеса, что уж тут говорить о продуктивности.
• Миф 7: Отсутствие системы - моя система. Это и правда так, но смысл здесь совсем не тот, который в эти слова вкладывает говорящий. Эта мешанина привычек, приемов и убеждений - ваша система, и вы тяжко трудитесь чтобы ее поддерживать. При этом вы совсем не задумываетесь о том, чтобы стать продуктивнее.
• Миф 8: Мне нужно вдохновение. Нет, не нужно. Вдохновение - чудесная вещь, но оно редко нужно, когда нужно сделать дело. То что вам на самом деле нужно - система, позволяющая легко использовать вдохновение, где бы оно вас не посетило.
• Миф 9: Организованность - это скучно. Это вариация на тему первого мифа, приправленного шестым. Некоторые просто любят купаться в неразберихе. Но организованным быть не скучно, скучно быть скучным. Система должна доставлять радость, создайте ее именно такой.
• Миф 10: Ничего тут не поделаешь - со мной что-то не так. Это отчасти может быть правдой: никакая система не может исправить фундаментальных проблем в вашей жизни. Единственное что она могла бы сделать - дать вам время и инструмент, чтобы эти проблемы исправить.

В конце концов, ваше личное развитие, ваш успех, как бы вы его не определяли - это ваше личное дело. Увеличение продуктивности и прояснение целей облегчают дорогу, но это дорога, а не результат.

10 Productivity Myths That Hold You Back [ Dustin Wax ]

Многие из вас, наверное, хотя бы раз посещали сайт 43Folders. Сегодня мы представляем вам советы читателей с этого сайта, относящиеся к компьютерам любого вида от настольных, до карманных.

Многие читатели замечают, что клавиши CapsLock и Insert скорее вредят, чем помогают. Случайно включенный режим забоя или постоянный КРИК - повод повторять набор или вызывать функции отмены. Решения же этой проблемы предлагаются разные:

• Можно физически вынуть эти клавишы (неэстетично)
• Можно настроить ОС, чтобы она не реагировала на эти кнопки, либо реагировала не так, как должна по умолчанию: Modifier Keys для Mac OS и редактирование файла “.xmodmaprc”. (От себя добавлю - в Windows можно использовать Punto Switcher для назначения CapsLock  функции переключения кодировки)

Для ускорения работы с вашими закладками в меню стоит организовывать их в папки как только появляется необходимость прокрутки.

Для того чтобы выработать привычку правильно располагать руки при печати, можно зафиксировать клавиатуру на самом краю стола скотчем.

Если вы чувствуете, что начинаете терять время за просмотром сайтов или телепрограмм, нажмите кнопку питания монитора или телевизора, успокойтесь, чтобы затем снова сосредоточиться на задачах.

Любой современный телефон не выходит без камеры - используйте его для того, чтобы напомнить себе информацию, которая вам нужна. (От себя: папка с фотографиями на камеро-фоне может быть еще одним inbox в вашей системе. И несмотря на то, что я пропогандирую идею о необходимости сокращать количество inbox-ов, этот может сэкономить много времени и усилий, которые вы бы потратили на запись этой информации вручную.)

Также, камерофон - самый подходящий способ быстрой черновой фиксации результатов встречи.

Если вы потеряли свой телефон и не синхронизировали свои контакты, то подсмотреть номера телефонов можно в счетах телефонной компании.

И последний на сегодня: вы можете ускорить работу iPod, как и любого другого плейера, если просто дефрагментируете его вашим любимым дефрагментатором.

43Folders

Все, кто ведет активную жизнь в сети, сталкивался с проблемой копирования текста для цитирования, когда необходимо ликвидировать все избыточное форматирование. Процесс, несомненно поддается оптимизации и автоматизации разными способами, один из которых мы предлагаем рассмотреть сегодня.

Представляем вашему вниманию небольшую утилиту PureText, которая убирает необходимость использовать plain-text редактор, вроде Notepad для устранения форматирования перед вставкой в редактор, который не имеет функции  Paste As Text.

Программа проста, но делает хорошо то, что призвана делать. Вы можете назначить горячую клавишу, при нажатии на которую текст очищается от форматирования.

Утилита работает во всех версиях Windows, начиная с Windows 95.

PureText

PureText Cleans Your Clipboard Copied Text [ Scott Blitstein ]

Apple сумели соблазнить многих сочетанием привлекательного железа и надежностью операционной системы, облагороженной продуманным интерфейсом на переход с Windows. А что же стало с бесплатными ОС семейства Linux. Можно ли найти в них инструменты для продуктивной работы?

Сразу скажу свой вывод - да, Linux можно порекомендовать как продуктивное окружение для всех, кто не сосредоточен на играх или усиленной работе с мультимедиа.

Судите сами - инсталляция не требует усилий и происходит, пожалуй глаже чем с Windows Vista 64, для которой не было драйверов. А необходимость иметь одни и те же данные и в Linux и в Windows не должна вас останавливать: Linux умеет работать не только c FAT, но и c NTFS, что дает возможность переезжать постепенно, осваиваясь с новым окружением и понимая все ли можно сделать и как это можно сделать.

После окончательного переезда редко но все же может появиться проблема отсутствия нужной программы и тогда вам пригодиться либо виртуальная машина вроде VirtualBox, либо же системы-обертки вроде WINE. Под WINE запускается очень большое количество программ из мира Windows включая требовательные к ресурсам игры.

Следующим элементом будут собственно средства продуктивности и тут нельзя пройти мимо программ запуска вроде GNOME-Do и нового для Linux, но любимого нами Launchy. Возможность добавлять плагины делают эти программы мощным подспорьем в деле эффективности.

Следующим элементом, который считается продуктивным, является Dock, который родился в Mac OS, но теперь вы можете получить практически такой же, если не мощнее в Linux, если установите Avant Window Navigator (AWN) с его почти бесчисленными аплетами или Cairo Dock, который проще настраивается и имеет больший набор визуальных эффектов.

Также вас могут заинтересовать небольшие приложения вроде CheckGmail и Timer Applet, которые не только позволят быстро работать с входящими сообщениями но и установить те самые time-boxes, о которых мы часто говорим. Поклонники TextMate не найдут повода для восхваления этой программы, если узнают о возможностях GEdit. Обе программы ориентированы скорее на программистов и технических писателей.

Последним, но отнюдь не по важности является вопрос доступности информации отовсюду, резервное копирование и синхронизация. Теперь надежные и проверенные системы вроде DropBox и SpiderOak работают в Linux. Кроме того, поклонники Google Docs могут либо автоматически загружать документы на сервер, либо же инсталлировать плагин к OpenOffice, который позволит редактировать и синхронизировать документы между локальным хранилищем и серверами Google.

Это, естественно, лишь краткий список того, что делает Linux очень привлекательной платформой в добавление к бесплатности и отсутствию вирусов.

Make Your Linux Desktop More Productive [Kevin Purdy]

Мы все теряем время так или иначе. Способов потерять его так много, что непонятно кто придумал больше: цивилизация или мы сами и исключительно для себя. Тут и пробки и ненужные совещания, и просмотр телевизионных шоу вкупе с общением с неприятными нам людьми.

• Не будьте настолько терпеливым
  
  Терпение, несомненно, является достоинством, но не такое, когда вы решаете ждать когда это совсем не обязательно. Например не стоит стоять в очередях за кофе, если можно найти время и место где их нет. Не стоит идти за покупками тогда когда каждый идет, ведь можно просто приехать к открытию.
• Просто перестаньте делать это
  
  Если у вас есть воля и цель и вы знаете, где вы теряете время, то просто перестаньте это делать враз и навсегда.
• Сделайте потерю более сложной
  
  Если воли не хватает, стоит украсить дорогу к потере терниями. Отнесите пульт от телевизора в гараж и/или установите таймер отключения.
• Станьте более эффективным
  
  Существует куча вещей, которые нам приходится делать, несмотря ни на что. Поэтому стоит научиться делать их как можно более эффективно, чтобы терять меньше времени на неизбежные потери.
• Покончите с ними
  
  Не стоит откладывать в долгий ящик завершение. Если вы нашли потерю, возьмитесь за ее устранение и не откладывайте, чтобы не возвращаться снова и снова.
• Устраняйте сочетая
  
  Хотя мы с вами знаем, что многозадачность, это зло, иногда стоит ее использовать, например, вы можете слушать аудио-книги пока ведете машину, и делать другие вещи.
• Уменьшите время на дорогу
  
  Рассмотрите возможность переехать поближе к работе, или наоборот - найти работу поближе к дому, или вообще на дому. Альтернативой может стать использование общественного транспорта, где это возможно.
• Потратьте время на развитие своего сознания
  
  Медитация, учеба, чтение книг и размышление о жизни помогут вам устранить потери времени не прямо, конечно, а предложив спокойствие, отсутствие лишних нервов и концентрацию на главном.
• Наймите кого-нибудь
  
  Да, существует много людей, которые профессионально занимаются решением вопросов, которые для вас являются потерей времени. Да, это может стоить вам денег, но подумайте, может быть вы за это время заработаете много больше.
• Научитесь говорите “Нет”
  
  Самый долгоиграющий и, наверное, эффективный способ - говорить нет в случаях, когда вы чувствуете, что ничего кроме потерь вам предлагаемое занятие не принесет.

10 Ways to Simplify and Eliminate Waste in Your Life [ Mike King ]

Известное высказывание, гласящее, что битвы выигрываются армиями, а проигрываются полководцами - истинная правда и по отношению к проектам. Поэтому всегда стоит улучшать управление ими.

Легко сказать, а как это сделать?

Существуют однако и те, кто умеет управляться с проектами и делится своими знаниями. Послушаем, что нам расскажет Aaron Stannard.

Есть семь простых шагов, которые помогают мне управляться с моими проектами.

• Организуйте свои размышления.
  Если у вас есть идея, но нет никакой уверенности в деталях организации, то стоит структурировать все, что вы уже знаете. Например я использую Mindmapping потому что это позволяет легко делиться своими замыслами, а кроме того это очень гибкий способ организации.
• Определите четкие цели.
  Это звучит слишком очевидно, но многие вовсе не имеют четких целей, когда начинают работать над проектом. Причем цели должны быть непременно измеримыми и конкретными
• Сделайте домашнюю работу.
  Вам может казаться, что вы первый, кто решает подобную задачу, но так ли это? Проведите небольшое исследование, может быть существует решение, которое может сохранить ваше время и деньги. Не изобретайте велосипед, усовершенствуйте и используйте уже изобретенное.
• Создайте четкий план выполнения проекта.
  Перед тем как вы начнете исполнение проекта, вы должны подробно описать как вы будете это делать. Где начать? Создать команду сначала, или заняться определением целей или бюджета? Определите в какой момент каждая фаза проекта должна начинаться. Определите результаты каждой из фаз, им лучше быть не слишком большими и измеримыми. Декомпозиция задач - отличный инструмент для этого и диаграммы Гантта, - как один из способов это сделать.
• Утвердите четкие, материальные результаты ждля каждого из шагов.
  Каждый проект должен быть разбит на фазы, заканчивающиеся материальным результатом или вехой. Только проходя от вехи к вехе, вы сможете достигнуть конечной цели. Результат каждого из шагов должен быть запланирован измеримым, например “Завершить исследование” - плохая цель, а “написать отчет, описывающий конкуренцию на потенциальном рынке” - вполне определенная цель.
• Уточните время, нужное для каждого из шагов.
  После того, как вы разбили проект на этапы-подзадачи, вы легче сможете рассчитать бюджет и затраты ресурсов. Общие затраты должны складываться из более мелких.
• Оставьте запас.
  Самый надежный способ избежать перерасходов - оставить запас. Всегда учитывайте возможные риски и оставьте запас и по времени и по другим ресурсам, ведь люди болеют, а компьютеры ломаются.

7 Steps to Completing Your Projects on Time [ Aaron Stannar ]